28 Jun 2024

Vorsteuerabzug aus Verpflegungskosten

Aus den Verpflegungspauschalen kann der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug beanspruchen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, den Vorsteuerabzug aus den Verpflegungsaufwendungen geltend zu machen, die während der Geschäftsreise tatsächlich entstanden sind.

Voraussetzung: Es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen, in der die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist. Außerdem muss der Unternehmer selbst als Leistungsempfänger ausgewiesen sein. Bei einer Personengesellschaft kann nur die Personengesellschaft, nicht aber der Gesellschafter die Vorsteuer abziehen. Deshalb ist Voraussetzung, dass die Personengesellschaft in der Rechnung als Leistungsempfänger bezeichnet ist.

Wichtig: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto) ist die Bezeichnung des Unternehmers nicht erforderlich. Wenn der Unternehmer aufgeführt wird, sollten die Angaben jedoch stimmen.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer unternimmt eine 2-tägige Geschäftsreise von Köln nach München. Für die eigene Verpflegung hat der Unternehmer 166,60 € (140 € + 26,60 € Umsatzsteuer) ausgegeben. Die Verpflegungskosten kann er durch verschiedene Kleinbetragsrechnungen nachweisen, die er bar gezahlt hat. Er hat in München für 122 € übernachtet. Das Frühstück ist gesondert ausgewiesen und im Übernachtungspreis mit 15 € enthalten. Die Hotelkosten hat der Unternehmer mit der EC-Karte von seinem Betriebskonto gezahlt. Der Unternehmer kann die folgenden Beträge als Betriebsausgaben geltend machen:

Übernachtungskosten (122 € – 15 € – 7 € USt =) 100,00 €
Verpflegungspauschale von 14 € x 2 = 28,00 €
Insgesamt 128,00 €

Die Vorsteuer darf der Unternehmer aus den tatsächlichen Verpflegungs- und Übernachtungskosten in Anspruch nehmen. Er ermittelt die Vorsteuer wie folgt:

aus der Übernachtungsrechnung ohne Frühstück 7,00 €
aus dem Hotelfrühstück (15 € x 19/119 =)  2,39 €
aus den übrigen tatsächlichen Verpflegungskosten 26,60 €
Vorsteuer insgesamt 35,99 €

Die tatsächlichen Verpflegungskosten sind als „Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (nicht abziehbarer Anteil)“ zu buchen.

Quelle:Umsatzsteuer-Anwendungserlasse | Gesetzliche Regelung | Abschnitt 15.6. Abs. 1 | 27-06-2024